Апостиль и легализация документов в Полтаве

 

 

 

 Если вам необходимо, чтобы документ, предоставляемый вами, имел юридическую силу на территории другого государства (например, вы хотите эмигрировать, вступить в брак или устроиться на работу за рубежом, открыть представительство своей фирмы или счет в иностранном банке), то в большинстве случаев требуется осуществить процедуру его легализации, то есть установить, засвидетельствовать и подтвердить подлинность имеющихся на документе (или документах) печатей и подписей компетентных должностных лиц и их соответствия требованиям закона страны происхождения. 

Необходимость в легализации отсутствует, если вы предоставляете документ в учреждение, где не выдвигается данное требование, или между Украиной и страной, в которой предполагается использовать документ, заключен двухсторонний договор. Также бывают случаи, когда из-за типа документа его легализация не представляется возможной.

Кроме того, следует учесть, что некоторые, в основном коммерческие (например договора или инвойсы), документы не подлежат процедуре консульской легализации или проставлению штампа «Апостиль». Для их легализации существует отдельная процедура - рассмотрение в Торгово-промышленной палате Украины, а затем в консульстве страны, в которой предполагается использование легализованного документа.

ЧТО ТАКОЕ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ?

Для признания и принятия за рубежом к рассмотрению наших документов, их в первую очередь необходимо легализовать. Данное требование применимо и к иностранным документам, которые имеют хождение в Украине.

Легализация документа - это подтверждения подлинности подписи должностного лица, занимаемой должности и печати уполномоченных органов государственной власти с целью использования данного документа на территории другого государства.

Наряду с легализацией, существуют договоры между государствами о правовой взаимопомощи, в случаях наличия такого договора легализация не требуется.

Порядок легализации официальных документов в Украине:

Департамент консульской службы МИД Украины и Представительство МИД Украины принимают на легализацию официальные документы, составленные и удостоверенные на территории Украины органами государственной власти и органами местного самоуправления и предназначенные для использования за границей.

Для документов разработано всего 2 вида легализации - это Апостиль (упрощенная легализация, путем проставления штампа «Апостиль») и консульская легализация.

ЧТО ТАКОЕ АПОСТИЛЬ?

22 декабря 2003 года в Украине вступила в силу Гаагская конвенция, отменившая требование легализации официальных иностранных документов, действовавшее с 1961 года.

Официальные документы, используемые на территории стран-участниц конвенции, должны быть заверены специальным штампом "Apostille" (далее-Апостиль), поставленным компетентным органом страны, в которой документ был составлен.

Апостиль (упрощенная процедура легализации) - штамп на официальных документах, выданных государственными органами стран участниц Гаагской конвенции 1961 г., подтверждающий подлинность подписи должностного лица и печати, имеющихся на документе.

Отличительной особенностью апостиля является следующая надпись.

APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

Апостиль должен быть проставлен по первой просьбе любого предъявителя данной категории документов.

Апостиль ставится на любом месте документа свободном от текста, или с обратной стороны, допускается также постановка апостиля на отдельном листе. Но при этом он должен быть скреплен прошит с листом документа нитью (ее цвет допускается любой) или специальным тонким шнуром/лентой а также пронумерован. На последнем лисе этого блока документов место скрепления должно быть заклеено "звездочкой" из плотной бумаги, на которую ставится печать. Оттиск этой печати необходимо расположить равномерно на лучах "звездочки" и на бумаге между ними. Общее число скрепленных листов должно быть заверено подписью лица, который проставлял апостиль. Лист, содержащий Апостиль, подшивается к документу способом указанным выше и тогда, когда документ обладает твердой обложкой (к примеру, свидетельство загса).

Данный порядок применяется в отношениях между Украиной и странами-участницами конвенции, за исключением Германии, которая в соответствии со ст.12 указанного соглашения высказалась против присоединения Украины к Гаагской конвенции. Официальные документы со штампом апостиля не требуют какого-либо дальнейшего засвидетельствования (легализации).

В соответствии с частью II статьи 3 конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, соблюдение процедуры проставления апостиля не может требоваться странами-участницами конвенции, если существуют соглашения между двумя или несколькими государствами, отменяющие или упрощающие данную процедуру или не предполагающие легализацию самого документа.

В связи со вступлением в силу Гаагской конвенции для Украины изменения в порядке легализации документов касаются только стран-участниц этой конвенции, в отношениях с которыми ранее применялась консульская легализация.

Положения конвенции не распространяются:

на документы, составленные дипломатическими или консульскими учреждениями;

на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Если страна - не участник Конвенции, проставление апостиля там невозможно. В этом случае, чтобы заверить документы для Украины, следует обращаться в консульство в этой стране (консульская легализация).

Апостиль ставится:

на документах, исходящих от нотариуса, административных и судебных органов; свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния; документах, исходящих от органов или от должностных лиц, подчиняющихся юрисдикции государства;

на уставах и учредительных документах; патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления.

Апостиль не ставится:

Существует ряд документов, на которых Апостиль не может быть проставлен.

на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных книжек, водительских прав, характеристик, удостоверений личности, профсоюзных билетов, документах о принадлежности сословиям и вероисповеданиям, разрешениях на ношение оружия, свидетельствах о регистрации транспортных средств (технических паспортов), нормативно-правовых актах, разъяснениях и правовых заключениях, касающихся их применения, документах, носящих характер переписки.

Штамп апостиля также не ставится:
на документы, выданные заграничными дипломатическими учреждениями Украины;
на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
оригиналы официальных документов, выданных государственными учреждениями бывших союзных республик в составе СССР.

ПОРЯДОК ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ

Процедура проставления апостиля на официальных документах, составленных на территории Украины и предназначенных для использования на территориях других стран, регулируется Правилами, утвержденными совместным приказом Министерства иностранных дел, Министерства образования и науки и Министерства юстиции Украины от 05.12.2003 г. № 237/803/151/5.
В соответствии с п.2 указанных Правил штамп апостиля ставится: на документах, исходящих из органов судебной власти Украины; на документах, исходящих из органов прокуратуры и органов юстиции; на административных документах; документах об образовании и ученых званиях; на документах, оформленных государственными и частными нотариусами; на официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных особами в качестве частного лица - таких, как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, существовавшего на определенную дату, и официальные и нотариально засвидетельствованные подписи.

Документы, на которые не распространяется действие конвенции, должны проходить легализацию в соответствии с действующим законодательством.

Важно знать: документ, который необходимо заверить апостилем, обязательно должен быть переведен на язык страны, в которую этот документ будет предоставлен

КАКИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ИМЕЮТ ПРАВО ПРОСТАВЛЯТЬ АПОСТИЛЬ

Для получения апостиля Вам необходимо, прежде всего, найти соответствующее ведомство, уполномоченное заверять документы штампом апостиль.

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 18.01.2003 г. № 61 апостиль ставят:

Министерство образования и науки Украины (www.mon.gov.ua) - на официальных документах, относящихся к сфере образования и науки, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями;

К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и др.;

Министерство юстиции Украины (www.minjust.gov.ua) - на документах, выданных органами юстиции, прокуратуры, судебной власти Украины, а также на документах, оформленных государственными и частными нотариусами.

К таким документам относятся: свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, документы, выданные или засвидетельствованные нотариусами, судебные решения и справка.

Министерство иностранных дел Украины (www.mfa.gov.ua) - на официальных документах, справках, выданных органами внутренних дел Украины, архивными учреждениями, ОВИР (справка о гражданстве), на медицинских справках о состоянии здоровья, при условии их заверения гербовой печатью областного управления здравоохранения и Министерства здравоохранения, а также на других официальных документах.

Официальные документы, выданные на территории Украины, могут иметь юридическую силу на территории другого государства в соответствии с нормативно-правовыми актами и требованиями законодательства этих государств только после их легализации в установленном порядке.

Важно знать: Посольства и Генеральные консульства не заверяют документы штампом апостиль!

Существует норма, предусматривающая, что у должностных лиц компетентных органов должны быть образцы подписей лиц, которые выдают или могут выдавать официальные документы, а также образцы оттисков печатей и штампов, которые проставляются или могут быть проставлены на соответствующих документах. Это нужно для их сверки с подписями и оттисками печатей и штампов на документах, предоставляемых для проставления апостиля. В случае отсутствия у компетентного органа образца соответствующей подписи, оттиска печати или штампа апостиль может быть проставлен только после получения такого образца.

Основные требования к документам, которые подлежат апостилированию:

Четкость, ясность и недвузначность написания и изложения;

Обозначение сумм, чисел, номеров, дат и т.д. прописью;

Четкость и отчетливость подписей должностных лиц и оттисков печатей;

Прочеркивание пробелов;

Поправки и/или дополнения переносятся в легализационную надпись. Данная процедура производится таким образом, чтобы все, ошибочно написанное, а затем исправленное или зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки, приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностным лицом, совершающим легализацию.

Что такое двойной и одинарный апостиль?

Например, для заключения брака (поступление в высшие учебные заведения) граждан Украины на территории страны, являющейся участницей Гаагской конвенции, необходимо, поставить Апостиль на справку о семейном положении (на документы об образовании). Таким образом, на оригинале указанной справки (на дипломе или аттестате) Министерством юстиции Украины (Министерством образования Украины) выполняется процедура первого апостилирования, после чего делается перевод документа на государственный язык страны назначения, который заверяется нотариусом и далее подается для проставления второго апостиля в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется почти всеми государствами -участницами Конвенции.

В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, дастаточно проставления апостиля только на оригинале этих документов. В этом случае печать апостиля ставится на оригинале документа, после чего к удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом. Это одинарная процедура проставления апостиля, которую требуют некоторые государства - участницами Конвенции, в частности Португалия, Франция, Швейцария, Бельгия и другие государства.

В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применятся.

ВНИМАНИЕ!!! Все документы, выданные на територии иностранных государств для использования на територии Украины, должны быть апостилированы в консульстве Украины.


Проставление апостиля на корпоративных документах.


Существует несколько видов.

- документы, выданные государственными органами, например, свидетельство о регистрации компании. Такие документы могут быть заверены апостилем непосредственно (заверяется подпись представителя регистрирующего органа). В некоторых случаях чиновник, осуществляющий регистрацию, может быть уполномочен и на проставление апостиля (например, госсекретарь штата Делавэр), так что заверение можно произвести сразу же при получении основного документа.

- внутренние документы компании, например, доверенность, подписанная директором компании. Такой документ сам по себе по условиям конвенции не подлежит заверению апостилем, так он подписан частным лицом. Тем не менее, проставление апостиля возможно и в этом случае. Есть даже несколько вариантов. 1) можно нотариально заверить подпись директора на доверенности, а потом подпись нотариуса заверить апостилем; 2) можно сделать нотариальную копию доверенности, а подпись нотариуса заверить опять же апостилем.

Третий способ наиболее универсален, но не во всех странах это возможно (в силу различий законов о придании юридической силы той или иной документации). Директор, юрист (и т.д.) делает копии со всех документов компании, которые могут понадобиться в другой стране (свидетельство о регистрации, устав, протоколы, доверенности и пр.) и сшивает их в один пакет документов. К этому комплекту он прикрепляет свой аффидавит ("свидетельство"), то есть документ, где он подтверждает, что прилагаемые документы являются верными копиями документов такой-то компании. Этот аффидавит он собственноручно подписывает, а подпись заверяет нотариально. Апостиль ставится на подпись нотариуса. Этот способ наиболее прост, так как все документы заверяются единообразно, и экономичен, так как нужно оплатить проставление только одного нотариального удостоверения и одного апостиля на весь пакет. Оригиналы документов остаются при этом в распоряжении компании.

Примечания:

При подготовке апостилированных документов следует на всякий случай иметь в виду, что некоторые территории до сих пор являются в той или иной степени спорными, например Фолклендские (Мальвинские) острова (Великобритания и Аргентина) или Гибралтар (Великобритания и Испания). Великобритания официально распространила действие конвенции на свои колонии и зависимые территории, включая обе вышеупомянутые. Поэтому апостиль, скажем, на Гибралтаре, получить можно (его проставляет Губернатор и Главнокомандующий города и гарнизона Гибралтар). Но вот использовать такой документ в Испании, скорее всего, не удастся: Испания сделала официальное заявление о непризнании распространении конвенции на Гибралтар.

Некоторые важные для международного бизнеса юрисдикции являются колониями или зависимыми территориями, например Британские Виргинские острова (БВО), Гибралтар, Нидерландские Антильские острова. Несмотря на их отсутствие в основном списке, конвенция распространяется и на них, если метрополия сделала соответствующее официальное заявление (что практически во всех случаях так и есть). Но, помимо этого, документы компании, зарегистрированной на БВО, можно заверить апостилем в самой Великобритании (что иногда удобнее), и в большинстве случаев такое заверение будет приниматься на тех же основаниях, как и сделанное на БВО.

Ниже приведен более детальный список документов, на которых может быть проставлен штамп «Апостиль»:
Документы из органов регистрации актов гражданского состояния:
свидетельство о рождении;
свидетельство о браке;
справка о семейном положении;
свидетельство о разводе;
справка о заключении брака из ЗАГСа;
справка о рождении ребенка из ЗАГСа;
справка о перемене имени, фамилии, отчества из ЗАГСа;
свидетельство о смерти;

Примечание: документы, которые выданы РАГСом (свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., справка о семейном положении, архивная справка), подлежат легализации в областном управлении юстиции той области, где находится РАГС. Например, Киевское областное управление юстиции находится в г. Киеве, Днепропетровское - в Днепропетровске. Только после областного управления документы, выданные РАГСом, апостилируются в МИНЮСТе.


Документы из органов Министерства Внутренних Дел:
справка об отсутствии судимости;
справка об отсутствии судимости с Апостилем для действия в Испании;


Документы из органов коммунальных служб:
справка с места жительства (ЖЭК, ЖЭУ, Коммунальное предприятие, жилищный кооператив, районный исполнительный комитет и др.);


Документы из органов нотариата:
разрешение на выезд ребенка от отца / матери (бывшего супруга / супруги);
доверенность;
нотариальные копии документов (решение суда);
нотариальные копии документов юридического лица (свидетельства о регистрации, лицензии), предпринимателя, копии дипломов, аттестатов;
справок из налоговых органов и т.д.;
Уставные документы, а также изменения и дополнения к ним (при условии наличия отметки и печати регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты);


Документы из учебных заведений:
Аттестат, диплом, приложения, выданные Министерством Образования и Науки Украины (МОН);
Dichiarazione di valore на аттестат и диплом с приложениями (для Италии);


Документы из органов здравоохранения:
Медицинская справка с печатью областного Управления Здравоохранения и министерства здравоохранения;

Примечание: Медицинские справки для выезжающих за границу оформляются в поликлиниках по месту регистрации человека, стандартной формы 079 или 082. На справке должна быть проставлена печать с идентификационным кодом поликлиники. После этого на справке проставляется печать областного или городского управления Здравоохранения и печать Министерства здравоохранения и далее проставляется Апостиль.

Установлена единая общая форма штампа «Апостиль», проставляемого на территории Украины. Все остальные штампы и печати, не имеющие заголовка «Апостиль» и ссылки на Гаагскую конвенцию, таковыми не считаются.

Важно знать: Нужно обратить внимание на то, что многие государства, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, принимают к рассмотрению документы, на которых проставлен штамп «Апостиль». В то же время, в ряде стран не обладают юридической силой документы, исходящие из вновь присоединившихся к конвенции участников, даже при наличии штампа «Апостиль». Заранее выясняйте требования у организации, в которую вы планируете предоставить документы!